Najczęściej popełniane błędy w złożonych ofertach na wykonanie zadania publicznego

Wszystkie wymagania dotyczące oferty wymienione zawsze są w ogłoszeniu konkursowym. Wielokrotnie bardzo ciekawe projekty odrzucane są z przyczyn formalnych, gdyż organizacje nie dopełniły wszystkich stawianych wymogów formalnych.

Uniknięcie błędów formalnych/merytorycznych zwiększa szanse na przyznania dotacji na realizację projektów ogłaszanych w ramach zadań publicznych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego.

Błędy formalne mogą dotyczyć oferty, oferenta i wymaganych załączników.

Pierwszym podstawowym błędem jest niedokładne zapoznanie się z treścią ogłoszenia konkursowego, w której postawiona jest szereg warunków,

wymagań, zastrzeżeń, które powinna spełniać oferta, takich jak:

• złożenie oferty na właściwym wzorze formularza oferty;
• złożenie oferty w formie papierowej i we właściwy sposób;
• realizacja złożonego w ofercie zadania publicznego w określonym terminie;
• zgodność zadania publicznego złożonego w ofercie z zadaniem konkursowym;
• podpisanie wszystkich wymaganych dokumentów uprawnione osoby;
• wypełnienie wszystkich pól, i rubryk w ofercie (formularz ma być kompletnie wypełniony);
• dokonanie odpowiednich skreśleń w oświadczeniach na końcu formularza oferty;
• deklaracja w kalkulacji przewidywanych kosztów wkładu finansowego oferenta w wymaganej wysokości;
• zachowanie w kalkulacji przewidywanych kosztów wyznaczonego limitu kosztów administracyjnych/kosztów obsługi zadania;
• złożenie oferty w odpowiednim

W ogłoszeniu konkursowym znajdują się wymagania co do oferentów:

• oferta ma być złożona przez uprawniony podmiot;
• oferent może złożyć tylko jedną ofertę na zadanie publicznej;
• oferta musi zostać podpisana przez osobę/osoby upoważnione do składania oświadczeń woli, zgodnie z KRS-em/statutem/innym rejestrem określającym sposób

W ogłoszeniu konkursowym znajdują się również wymagania dotyczące załączników do oferty:

• wszystkie dokumenty wskazane jako obowiązkowe/obligatoryjne muszą zostać dołączone do oferty;
• załączniki muszą zostać podpisane/poświadczone zgodnie z wymaganiami zapisanymi w ogłoszeniu

Poniższe dane przygotowano na podstawie ofert, złożonych na konkursy ogłaszane przez Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego. Wśród ofert 547 stwierdzono 212 ofert z błędami formalnymi, w których stwierdzono 299 błędów formalnych.

Rodzaje błędów:

• oferta na niewłaściwym druku - 2
• brak wypełnienia wszystkich pól i rubryk w ofercie, brak skreśleń w oświadczeniach - 62
• bferta niezgodna z ogłoszonym zadaniem konkursowym - 17
• brak załączników i oświadczeń - 39
• niewłaściwa Reprezentacja - oferta, oświadczenia, załączniki podpisane przez osób nieuprawnione, podpis tylko jednej osoby a reprezentacja jest dwuosobowa - 32
• niewłaściwe pełnomocnictwo - 4
• nieprawidłowy termin realizacji oferowanego zadania - 15
• brak nazwy zadania - 1
• oferta złożona przez nieuprawniony podmiot - 2
• nieprawidłowo wypełniony kalkulacja przewidywanych kosztów – błędy rachunkowe, brak pełnego wypełnienia wszystkich pozycji kosztorysu. Brak wkładu własnego lub wkład własny poniżej wymaganego limitu - 18
• przekroczenie wyznaczonego limitu finansowego - koszty administracyjne, wysokości dofinansowania -22
• składa więcej niż jedną ofertę na dane zadanie - 2
• stanowisko finansowane częściowo z dotacji a częściowo jako wolontariat - 3
• brak dodatkowych informacji dotyczących rezultatów realizacji zadania publicznego oraz analizy wystąpienia ryzyka w trakcie realizacji zadania publicznego - 51
• brak informacji o prowadzeniu nieodpłatnej działalności pożytku publicznego - 22
• nieprawidłowa wycena świadczenia wolontariuszy - 1
• oferta złożona po terminie - 3
• niezgodność terytorialna - część zadania realizowana poza Dolnym Śląskiem - 1
• brak stron w ofercie (brak tabeli z kalkulacją kosztów) - 2

Z danych wynika, że z 299 błędów, 185 to niewłaściwe wypełnienie ofert, co stanowi prawie 62 % wszystkich popełnionych błędów. Jednym ze sposobów uniknięcia tego rodzaju błędów, jest wprowadzenie do użytkowania w UMWD generatora wypełnienia wniosków. Wyeliminuje to błędy tego rodzaju.

Dobrą praktyką jest wprowadzenia zwyczaju spotkania z zainteresowanymi organizacjami pozarządowymi w trakcie ogłoszonego konkursu i wyjaśnianiu wszystkich zawiłości danego konkursu.